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El nuevo portal de becas habla claro

El nuevo portal oficial de becas y ayudas de educación se ha convertido en un espacio más claro, sencillo y fácil de usar para sus millones de usuarios. Te contamos cómo hemos aplicado la metodología de la Comunicación Clara.

El curso 2020-2021 ha comenzado para los estudiantes de todas las edades con mascarilla, gel hidroalcohólico, distancia social… y un nuevo portal de becas y ayudas de educación. A este sitio web suelen acceder cada año alrededor de 1.220.000 personas —sobre todo, estudiantes y sus padres y madres— para informarse sobre la convocatoria anual de becas del Estado.

En Prodigioso Volcán ayudamos a que la Administración cumpla su papel de servicio a la ciudadanía con soluciones ágiles para informar con transparencia, diseñar trámites sencillos y simplificar los procesos administrativos. El portal de becas es un ejemplo de que en educación nadie se queda fuera. Con independencia de la edad o la clase social, debe ser un espacio a la altura de quienes lo visitan.

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Foco en las personas

Con este objetivo, el equipo de Comunicación Clara de Prodigioso Volcán ha trabajado durante meses junto con la Subdirección General de Becas, Ayudas al Estudio y Promoción Educativa del Ministerio de Educación y Formación Profesional y junto al Ministerio de Universidades para crear una web cercana y útil para los estudiantes, que facilite al máximo el procedimiento de solicitar una beca o ayuda.

Aplicamos nuestra propia metodología, ‘Sapiens’, en la que comprendemos, creamos después y, por último, innovamos. Así, nos sumergimos en los flujos de información, las exigencias jurídicas, la normativa, las limitaciones técnicas del gestor de contenidos, el calendario de solicitudes, los pasos de la tramitación, la percepción del equipo de trabajo, el análisis de la experiencia de usuario, del SEO… Todo, para poder formarnos una idea precisa del alcance del proyecto.

Superar las servidumbres del lenguaje administrativo

Con el método de los nueve pasos de la Comunicación Clara. rehicimos la arquitectura de la página para favorecer las búsquedas y visibilizar los pasos a seguir en la solicitud de una beca. Se incluyó una nueva sección, la clásica “Quiénes somos”, con el fin de mejorar la transparencia del portal, reflejar su vocación de servicio público y comunicar en ese apartado datos relevantes: solicitudes aprobadas, fondos disponibles, organismos que participan, cómo se tramitan las becas, etc.

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Expulsamos la voz pasiva, distante y poco empática, y tradujimos a lenguaje claro todos los contenidos. Eliminamos muchas expresiones innecesarias, explicamos los términos más complejos, aplicamos una sintaxis clara, y le dimos un tono cercano y amable al texto. Convertimos el texto en lo más parecido a una conversación.

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Un diseño sencillo, claro y legible

A partir de la nueva estructura y los nuevos contenidos, rehicimos el diseño colocando la claridad, la legibilidad y la accesibilidad por encima de todo. Escogimos una tipografía con diferentes pesos, que permite crear contrastes dentro de un mismo párrafo y facilitar la lectura. Otros elementos gráficos como la paleta de color, la iconografía y las imágenes guían al lector por la página, le acompañan al buscar información y, en definitiva, le ofrecen una experiencia agradable, como si todo se tratara de un paseo.

La Administración pública tiene la obligación de hacerse entender. Servimos al ciudadano y él es el centro. Por favor, seamos claros

Leticia de Frutos Vocal asesora de unidad de apoyo a la Dirección General de Planificación y Gestión Educativa

El nuevo portal en diez “bocados”

El resultado es un portal sencillo, transparente, usable y accesible para todos. Ahora, de verdad. Con un diseño actual enfocado a ofrecer un mejor servicio a los usuarios:

1.
Un portal pensado en los/las estudiantes, con unos contenidos más claros sin perder la precisión jurídica que requieren, acorde con el lenguaje que usan los nativos digitales a quienes se dirige.

2.
Un portal con vocación de servicio, un espacio de “conversación” donde explicamos la información y aportamos en cada momento de la navegación cuantas ayudas sean necesarias para no perderse.

3.
Un portal más visual, con menos texto, que permite hacer búsquedas más rápidas y destaca aquella información que es relevante para el proceso de solicitud.

4.
Un portal vivo, que se va actualizando, donde se publican novedades, alertas, datos recientes, notificaciones… y cualquier elemento que dinamice la página, estimule la consulta y promueva la interacción.

5.
Un portal fácil de usar, en el que señalizamos el camino que deben seguir los usuarios teniendo en cuenta los momentos donde el proceso se detiene porque genera dudas.

6.
Un portal amable y más cercano a su público, las personas jóvenes, que “habla” un lenguaje natural, preciso y concreto.

7.
Un portal accesible e inclusivo, que ya cumplía los requisitos que exige la ley sobre accesibilidad con el nivel AA, pero que ha dado un paso más en el cuidado del lenguaje de género con una comunicación más inclusiva y prevé futuros desarrollos hacia una mayor inclusión de las personas con diversidad funcional.

8.
Un portal ordenado con intuición, que sigue una estructura de contenidos menos lineal y más fluida, teniendo en cuenta el ritmo de la mente cuando navega en la web y cómo los usuarios procesan los datos.

9.
Un portal que genere menos dudas, con una estructura de contenidos más eficaz, que simplifica los puntos oscuros de la navegación y responde al modo en que los usuarios toman decisiones ante una llamada a la acción.

10.
Un portal en mejora continua, que será sometido a continuos testeos, y en el que han participado diversos equipos vinculados a las becas. Ahora ya cuentan con un sistema de diseño que les facilitará la mejora permanente del portal.

Desde Prodigioso Volcán queremos apoyar a las instituciones en su transformación hacia una comunicación institucional accesible y real. Y este es un paso más que damos en el camino de transformación de un servicio público dedicado a servir al ciudadano. Un servicio público que garantice el derecho a entender.

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